5 tipů, jak rychle a efektivně podpořit digitalizaci firmy

Před několika týdny prošel našim Digiskills Assessmentem (auditem digitálních dovedností) pětitisící člověk. Máme díky tomu dost zajímavých dat nejen o tom, jak jsou na tom čeští pracovníci s využíváním technologií, ale také jak jsou spokojeni se všemi aktivitami, které jejich zaměstnavatelé na podporu digitalizace dělají. A u otázky, jak jsou spokojeni s podporou digitalizace, jsou častokrát ty nejslabší výsledky…

Řešení přitom není zase tak složité. Na pěti příkladech z naší praxe vám ukážu, kam byste měli v nejbližší době investovat svou energii, čas i peníze tak, abyste digitalizací skutečně podpořili svůj byznys.

1. Rozvíjejte digitální dovednosti svých lidí

Data z našich auditů i zkušenosti ze stovek workshopů zaměřených na digitální dovednosti ukazují, že jedné metrice nelze téměř vůbec důvěřovat – vlastnímu sebehodnocení toho, jak ovládám IT ve své práci. Tato hodnota často atakuje průměr 8 na stupnici od 1 do 10, a to i ve firmách, kde se následně ukáže, že lidé neznají ani základní aplikace nebo neumějí využívat ani základní zařízení, která mají k dispozici.

Přitom, jak se říká – „there is an app for that“ – na téměř všechny lidské činnosti existují nástroje, které dokážou lidem zlepšit, zjednodušit či automatizovat práci (ne nadarmo si tento slogan zaregistrovala společnost Apple).

Inspirace: Oddělení firemních bankéřů ČSOB připravilo pro několik stovek svých zaměstnanců program na rozvoj digitálních dovedností nazvaný „Digitální řidičák“. V rámci něj během několika měsíců absolvovali řadu online školení, webinářů a úkolů, během nichž se naučili lépe pracovat s online aplikacemi, zvýšili svoji digitální bezpečnost a naučili se lépe používat i prodávat bankovní digitální inovace.

2. Investujte do adopce kancelářských aplikací

Moderní kancelářské aplikace jsou základem digitálního pracoviště každé organizace. A nejen to. Jsou naprostým základem pro budoucí digitalizaci a automatizaci procesů napříč celou firmou. Ať už ve vaší firmě používáte Microsoft 365, G Suite nebo jiné aplikace, musíte, opakuji, MUSÍTE, investovat čas a energii do jejich správné adopce.

Firmy se často spokojí s rychlým školením, kde zaměstnancům představí všechny funkce, aniž by se zaměřily na to nejdůležitější – změnu způsobu práce a spolupráce. Ta je přitom zcela zásadní a může výrazně ovlivnit dopad těchto aplikací na fungování celé organizace. Většina firem, které letos přešly do těchto systémů, přitom jen nahradila živé schůzky videohovory a e-maily rychlým chatem. K opravdové změně a zvýšení produktivity tak vůbec nedošlo.

Podle společnosti Prosci, jež stojí za jednou z nejznámějších metodik pro řízení změn, přitom může správně řízený změnový projekt přinést až šestkrát větší pravděpodobnost, že splní vaše cíle – ať už se týkají zvýšení efektivity nebo snížení nákladů. Zaměřte se proto nejen na samotné aplikace, ale také měkké aspekty rozvoje lidí – na práci se změnou, zmírnění frustrace středního managementu nebo obav zaměstnanců na nejnižších pozicích. Jarní přechod do online prostředí byl skokový, udělejte to nyní ještě jednou a tentokrát pořádně.

Inspirace: Společnost Konica Minolta se rozhodla pro kompletní přechod svých cca 300 zaměstnanců do prostředí Microsoft 365. Aby se zaměstnanci naučili se všemi nástroji z této řady pracovat správně, připravil pro ně interní tým adopční program, jehož základem byla řada úvodních workshopů, zaměřených primárně na inspiraci a motivaci lidí k této změně. Lidé daleko lépe pochopili, „co je čeká“, i důležitost svého zapojení do dalších vzdělávacích aktivit. I díky tomu se celá adopce a proškolení podařilo za pouhé dva měsíce.

3. Digitalizujte a automatizujte procesy

Zjednodušení či automatizace procesů bývá v našem digitálním auditu na předních místech požadavků na to, jaké oblasti práce by chtěly inovovat. Na našem trhu přitom existuje hromada zajímavých startupů a firem, které se právě na tuto oblast zaměřují a dokážou vám skokově zvýšit efektivitu. Ať už jde o slovenský startup Minit.io, díky němuž identifikujete procesy vhodné k automatizaci, Integromat.cz, který umožňuje propojit stovky různých aplikací do společného workflow či rumunský jednorožec UI Path, který je jedním z lídrů na trhu s tzv. robotickou automatizací procesů (RPA).

Někdy není ani potřeba zkoušet nové aplikace, možnosti vytváření mikro-aplikací a automatizaci procesů nabízejí i nástroje z řady Microsoft 365 (Power Platform). Věřím tomu, že v budoucnu budou právě ony hrát prim v oblasti automatizace a že v každém týmu budou lidé, kteří si budou upravovat pracovní postupy i na té nejnižší úrovni a bez nutnosti zapojení IT oddělení.

Inspirace: Společnosti jako Škoda Auto, Skanska Reality, innogy či zmíněná ČSOB pořádají tzv. startup days – akce, v rámci kterých se zaměstnanci potkávají se zajímavými technologickými partnery a baví se o spolupráci. Zkuste ve vaší firmě uspořádat tuto akci (ať už naživo, nebo online) a zaměřit se právě na digitalizaci a automatizaci procesů.

Pozvěte si nejen tvůrce zmíněných aplikací, ale také firmy nabízející služby v oblasti RPA, digitální podpisy apod. Během jednoho dopoledne tak získáte přehled o způsobech využití, o tom, na co si dát pozor i s kým na těchto projektech spolupracovat.

4. Digitalizujte služby a prodej

Koronavirová krize jen akcelerovala nevyhnutelný trend – větší využívání digitálních služeb a častější nakupování přes digitální kanály. I dosud „nedigitální“ skupiny obyvatel si mohly vyzkoušet, že nakoupit online není zase tak komplikované, může to být pohodlné a někdy i docela výhodné.

Pracovníci firem všech velikostí si zase vyzkoušeli, že se na schůzku nemusí jezdit přes celou republiku a že videohovor může být plnohodnotnou náhradou klasické schůzky. Ukázalo se to i na hodnotě akcií firem jako Shopify (poskytovatel e-shopových řešení) či Zoom (aplikace na videohovory), které nastartovaly svůj raketový růst, často až do zcela nesmyslných výšin.

Některé české firmy to pochopily velmi rychle a již na jaře zapracovaly na své produktové nabídce – myslivci vytvořili aplikaci na prodej zvěřiny, filharmonie začaly nabízet streamované koncerty, školy začaly digitalizovat výuku. Proto nyní nečekejte a začněte brutálně intenzivně pracovat na nových digitálních produktech a službách. Sice je pravděpodobné, že omezení spojená s covidem skončí, ale je zřejmé, že lidé budou žít v digitálním světě víc a víc.

Inspirace: Josej Hajkr, zakladatel společnosti Shine Consulting zabývající se projektovým řízením, trefně poznamenal, že se u mnoha úspěšných inovací objevuje stejný příběh: „Neměli jsme rozpočet, jenom jsme to tak zkusili. Pracovali jsme v zásadě potajmu, navzdory pravidlům i zavedeným procesům a ono to vyšlo. Tak jsme to začali interně ve firmě postupně posouvat managementu nahoru. Trvalo to, ale nakonec jsme je přesvědčili. Teď už se tím všude chlubí.“

Dejte dohromady „akční skupinu“ (či více), která bude mít na starost vytvoření digitálních služeb nebo prodej přes digitální kanály. Poskytněte jí dostatečný prostor, finance a buďte připraveni zařadit jejich aktivitu mezi vaše klíčové strategické projekty.

5. Navazujte (technologická) partnerství

Existuje jedna oblast, ve které mají téměř všichni naši klienti stejné, velmi podprůměrné hodnocení. Týká se znalosti technologického trhu, znalosti startupů či spolupráce s nimi. Lidé je často vnímají jen na úrovni produktového portfolia (pracuji v pojišťovně, takže znám tzv. insurtech startupy).

Neuvědomují si, že technologické firmy a jejich služby dokážou pomoci všem oddělením ve firmě – od HR přes finance až po back office. A že mohou výrazně pomoci i s vaší expanzí a prodejem vašich produktů. Krásným příkladem může být prodej pojištění České podnikatelské pojišťovny v rámci nákupu na Alza.cz nebo možnost prodávat vaše produkty na nově otevřeném tržišti Mall.cz.

Inspirace: Spolupráce s technologickými firmami nemusí probíhat výhradně na bázi nákup/prodej. Daleko lepší je pracovat s nimi jako s partnery, se kterými budete společně přemýšlet nad řešením vašich problémů či příležitostí.

Zkuste uspořádat setkání s vybranými technologickými firmami a vyložte jim své karty – co vás trápí nebo kde vidíte příležitosti pro růst. Například – pokud přemýšlíte o tom, že byste chtěli ve vaší firmě využít tzv. internet věcí, není nic jednoduššího, než se spojit s Českými radiokomunikacemi či T-Mobilem a udělat společný workshop, na kterém identifikujete nové zajímavé příležitosti v této oblasti.

Příležitostí v digitalizaci je neuvěřitelně mnoho. Nesmí se však zapomínat na to, že samotné technologie jsou jen prostředkem a nástrojem k dosažení pracovních cílů – ať už chcete zvýšit prodej, zrychlit zákaznický servis nebo zjednodušit nástup nových zaměstnanců. Abyste těchto cílů dosáhli, potřebujete spolupracovat s lidmi, kteří jim rozumějí a umějí s nimi pracovat.

Právě oni jsou a vždy budou základem úspěšné digitální transformace každé firmy. Proto investujte primárně do znalostí a dovedností – svých i vašich lidí. Abraham Lincoln údajně řekl, že kdyby měl šest hodin na pokácení stromu, věnoval by první čtyři broušení sekery. V digitálním světě jsou onou sekerou digitální nástroje a schopnost s nimi pracovat. Kolik času věnujete broušení své sekery vy?