OKRs, KPIs nebo jednoduše cíle: Jak je využít pro svůj byznys?

Když se dáte do řeči se zakladatelem start-upu, či majitelem e-shopu a zeptáte se ho, jak se mu daří s podnikáním, co vám odpoví? Dost pravděpodobně bude mluvit o tom, co vše má před sebou, jak mění, upravuje a optimalizuje vlastně téměř ve všech oblastech, aby naplnil svoji dlouhodobou vizi. Když se na stejnou otázku zeptáte někoho, kdo pro něj pracuje, v kolika případech vám odpoví stejně? Zkuste si to ve svém týmu. Kolik odpovědí se té vaší bude blížit?

Proč je to vůbec důležité? Pokud je vize a strategie jen ve vaší vlastní hlavě, jste na jejich naplnění v podstatě sami. Sami musíte dělat všechna rozhodnutí. Nikdy si nesestavíte autonomní tým, na kterém budete moct nechat důležitá rozhodnutí. Vždy vás budou potřebovat. Je to sice představa hladící ego, ale jak prospěšná je pro vaše podnikání? Pro váš osobní život? Přitom je cesta z této pasti jednoduchá: Převeďte strategii do snadno pochopitelných cílů a skrze ty svoje týmy řiďte. Zároveň tak lidem necháte dostatek autonomie, aby zůstali motivovaní a práce je bavila.

“Fuj! Cíle! Nejsme přece korporace!”

Pokud máte za sebou zkušenosti s velkými, ideálně nadnárodními firmami, kde si cíle, KPIčka či cokoliv podobného zneužili k laciné “buzeraci” lidí, zapomeňte na to. Nikdo po vás nechce, abyste zaváděli nesmyslné povinnosti, na které budete složitě navazovat odměňovací systém, abyste nakonec zjistili, že sice všichni před dobou odměn mají správně vyplněné tabulky, ale na tom, jak pracují v mezidobí, se nic nezměnilo. Nabídnu vám jinou alternativu. Na chvíli se spolu vraťme k podstatě a smyslu zadávání cílů. Představte si, že máte tým, kterému svá strategická rozhodnutí nejenže nemusíte vysvětlovat, ale která všichni chápou tak, že by se na vašem místě nerozhodli jinak. Zní vám to jako sci-fi? Není.

V první řadě potřebujete jasně definovanou firemní strategii. To znamená, že potřebujete maximálně jednu větu, která vašim lidem pomůže dělat jejich každodenní rozhodnutí. A nenechte se zmást - těžká rozhodnutí - tedy volby mezi dvěma dobrými možnostmi. Ta snadná (kdy je jedna možnost očividně špatně), zvládnou i bez definované firemní strategie. Když by zákazníci dle marketingového průzkumu ocenili nějakou konkrétní drobnost jako pozornost při nákupu, máte ji zavádět? Odpověď ano bude správná jen tehdy, pokud je vašim primárním odlišením od konkurence právě naprostá spokojenost zákazníků za každou cenu. Pokud je vaše strategie být tou nejlevnější volbou na trhu, pak bude odpověď ano dost pravděpodobně špatně (pokud tedy nemáte takové marže, které i při zavedení oné pozornosti nezdraží vaše služby nad úroveň konkurence). Půjčila jsem si analogii na brilantní příklad Southwest Airlines z knihy “Made to Stick”. Pokud si nejste jistí, zda máte firemní strategii definovanou tak, aby vám i všem kolegům pomáhala být konzistentní i při složitém rozhodování, věnujte jí pár hodin svého času. Vyplatí se to.

Strategii máme a co dál?

Asi vás nepřekvapí, že druhý krok k úspěchu je nenechat si strategii pro sebe. Ale opět: Nejde jen o to si ji napsat na webové stránky, na zeď kanceláří, dokonce ani na firemní hrnky. Jde o to, aby se stala každodenní součástí života vaší firmy. A zde se dostáváme k již zmiňovaným cílům. Ať už budete používat jakoukoliv metodologii či framework při zadávání a vyhodnocování cílů - bude je dělat SMART, definovat KPIs či využijete dynamiky OKRek, musí být jasné, že nevznikají ve vakuu, ale mají pomáhat dlouhodobému naplňování firemní strategie.

Aby cíle fungovaly a nebyly jen znakem korporátního byrokratického procesu, musí mít smysl. Musí být součástí něčeho, k čemu se daný člověk může v pohodě připojit, čemu rozumí a co není jen formalita. Cíle jednotlivých týmů nesmí jít proti sobě, musí fungovat ve vzájemném souladu. A když máte jasně formulovanou firemní vizi a strategii, věřte, že půjdou. To je mimochodem jedno z kouzel frameworku OKR. Počítá s tím, že jsou cíle definovány v pyramidové struktuře. Takže každá úroveň vedení firmy svými cíli vždy napomáhá naplnění cíle týmu “hierarchicky” výše. Tak se nemůže stát, že by kdokoliv dělal aktivitu, která v součtu nepřináší firmě užitek.

Ještě jedna věc jde napříč všemi metodologiemi zadávání cílů. Všimněte si, že se vždy mluví o konečném stavu. Dobře zadané cíle udávají směr. Říkají, kam má vaše firemní či týmová loď doplout. Dávají hranice (například vymezují čas, ukazují ambice), nedefinují, jak se k cíli dostat. Popisují tedy výsledek, nikoliv cestu. Takže pokud už jakékoliv zadávání a vyhodnocování cílů používáte a v cílech popisujete aktivity a úkoly na konkrétní období, rozhodně nepoužíváte nástroje cílů efektivně. Možná si tím zařizujete, že ve vašich očích nekompetentní podřízený udělá alespoň jednou něco dobře, tedy podle vás. Ale ruku na srdce, bude vás do nekonečna bavit takto přesně definovat, co on či ona musí dělat? A za jak dlouho to daného člověka umoří a hodí do nulové proaktivity? Není to win ani pro jednu stranu. Kouzlo dobře zadaných cílů spočívá v tom, že je jasné kam a proč chcete dojít. Jak to udělat, už necháte na svém týmu či daném člověku. Když budou vědět, jaký je společný firemní cíl, zvládnou to. Věřte jim trochu! Sami pak pracujte na definici očekávaných výstupů jejich činností raději než na precizování úkolů a činností, co si mají na konci dne, týdne, měsíce, kvartálu či roku odškrtnout.

Jednou je nikdy, dvakrát je vždy

Poslední, ale za mě nejdůležitější pravidlo pro to, aby vám práce se zadáváním cílů ve firmě fungovala, je důslednost. Pokud si myslíte, že cíle stačí jednou říct (od toho je přeci zadáváte), a pak už je každý zná a jsou mu jasné, nikdy naplno nevyužijete potenciál, který v sobě práce s cíli má. Dobrý manažer se o svoje lidi zajímá, zjišťuje, jak daleko jsou na cestě k výsledkům (v našem případě zadanému cíli). Manažer je manažerem od toho, aby chtěl úspěch svých lidí a pomáhal jim k němu. Jak tuhle roli může naplňovat, když se pravidelně nezajímá o to, jak se jim daří na cestě za společným, jasně definovaným a smysluplným cílem? Firemní strategie a cíle by měly být každodenní součástí vašich konverzací. Tak dlouho, než se z nich stane naprostá samozřejmost, nejen pro nejvyšší management firmy, ale pro každého člena vašeho týmu. Vykašlete se na fráze a marketingové claimy a začněte díky cílům (definovaným podle jakéhokoliv frameworku ale s přihlédnutím k jejich smyslu) opravdu žít svoji firemní strategii. Na první dobrou to možná zní jako dřina, ale přináší ovoce v podobě výsledků.

Nepřehlédněte

Jak funguje oděvní byznys

Jak najít přesvědčivé argumenty

Systémy jsou bez disciplíny k ničemu

#13 HOTCAST Filipa Dřímalky: Jarek Procházka