Proč je byrokracie jako rakovina a jaký BMI index má Vaše firma?

Operatíva nás zamestnáva každý deň, stratégia nás orientuje na budúce ciele. V operatíve riešime naliehavé veci, v stratégií dôležité. Tlak na operatívu nás okráda o budúcnosť. Chceme byť úspešní dnes alebo zajtra? Odpoveď je jednoduchá – aj dnes aj zajtra. Operatíva často nesúvisí s dôležitými vecami – záchranou života, obslúžením zákazníka alebo strategickou inováciou. Je naplnená každodennou byrokraciou.

Pred časom vyšiel v časopise Harvard Business Review článok Gary Hamela a Michele Zaniniho Koniec byrokracie. Autori uvádzajú, že od roku 1983 sa v americkej ekonomike počet manažérov, supervízorov a administrátorov zdvojnásobil, pričom ostatné pozície narástli len o 44%. Peter Drucker koncom osemdesiatych rokov predpovedal, že sa riadiace úrovne vo firmách sa do 20 rokov zredukujú na polovicu a bude v nich len tretina manažérov. Nestalo sa. Byrokracia prežíva a rastie, hlavne vo veľkých podnikoch. Náklady spojené s byrokraciou v americkej ekonomike spočítali autori článku na 3 trilióny (1018) dolárov.

Na začiatku vzniku byrokracie sú dobré zámery. Ochraňovať zdravie, zaisťovať kvalitu a bezpečnosť. Nasledujú normy, predpisy, kontrolné systémy, audítori a inšpektori. Prichádzajú rôzni experti s cieľom zdokonaliť systém. A pridávajú dokumenty a smernice. často bez poznania reálneho života. Výsledkom sú podnikatelia, učitelia, lekári a ďalší, ktorí namiesto svojej práce, vypĺňajú výkazy pre úradníkov. Počet úradníkov rastie a počet tých, čo na nich pracujú klesá. Náklady na správu spoločnosti sa zvyšujú a pridaná hodnota klesá. Prichádza kolaps, tak ako mnohokrát v histórii, keď paraziti ničili tých, čo tvorili hodnoty.

Byrokracia je ako rakovina. Merajú sa normy, či ľudia vo firme robia dostatočne rýchlo. Ale 40 -50% ich výkonu sa stráca v byrokracii. Zvyšujú sa náklady, predlžuje čas, rastie frustrácia a demotivácia ľudí.Výsledky ukazujú, že priemerne 28% pracovnej doby venujú ľudia práci na reportoch, poradách a internej administratíve, ktorá nepridáva hodnotu.

Firmy dnes musia fungovať rýchlo, bez zbytočného plytvania a chýb.Tak ako u človeka existuje index telesnej hmotnosti (BMI), aj u firiem sa začína počítať BMI index podnikovej byrokracie. Analýzou mnohých firiem sme ich rozdelili na 4 skupiny:

1. Anorektické firmy, ktoré nemajú byrokraciu, ale ani žiaden systém, pracujú chaoticky, s mnohými chybami
2. Zdravé firmy
3. Firmy s nadváhou
4. Obézne firmy, v ktorých byrokracia zabíja výkonnosť

Nerobíme finančný, procesný audit alebo audit kvality. Zameriavame sa na kultúru zjednodušovania dokumentácie, práce, porád, projektov, komunikácie, elimináciu byrokracie, pohľadom mladých ľudí, ktorí poznajú moderné nástroje práce a nie sú zaťažení podnikovou slepotou. S mladými ľuďmi z našej firmy vám otvorene ukážeme, kde zbytočne strácate čas a spočítame index podnikovej byrokracie. Navrhneme vám jednoduché zmeny, ktoré vám pomôžu pracovať výkonnejšie a pozrieme sa na kultúru a organizáciu vašej firmy očami mladej generácie.

Z operatívy sa dá vymotať. Treba preferovať vo firme neformálne štruktúry a menšie organizačné jednotky, vytvoriť kultúru dôvery a zjednodušovania, bez zbytočných papierov a kontrol. Pravidelne merať index podnikovej byrokracie a chrániť firmu pred tým, aby sa do vyšších funkcií dostali ľudia, ktorí svoju nekompetentnosť skrývajú za prezentácie, tabuľky a výkazy.

9.9.2019 budeme spolu diskutovať o týchto otázkach na našom seminári Ako sa zbaviť operatívy a mať čas na dôležité veci. Teším sa na vás.

Kam dál?

Více rozhovorů a článků z pera slovenského profesora Jána Košturiaka najdete buď na ZOOMu, nebo na jeho blogu kosturiak.com