Tip Davida Vrby #125: Kalendář? Okno do manažerovy duše.

Manažerský tip Davida Vrby. Každé pondělí. K ranní kávě. Tipy z praxe Davida Vrby.

Kalendář? Okno do manažerovy duše.

Téma využívání kalendáře mě už delší dobu zajímá. Nebo jinak, zajímá mě, jak je možné, že tolik manažerů a týmů nevyužívá kalendář efektivně(ji). Věřte, nebo ne, jsou i tací, kteří ho nepoužívají vůbec. Prý si tak trénují mozek. Blbost, je to zcela naopak. Moc doporučuji, nastudujte si metodu GTD (getting things done) od Dave Allena.

Když se někomu kouknu do kalendáře, řekne mi to hodně. Je to takové okno do manažerovy duše. Vidívám kalendáře, kdy je jen sem tam něco vyplněného, a docela výjimečně ty, kde je vše poctivě rozděleno do bloků a barevně odlišeno. Asi chápete, co je lepší. Mimochodem tento tzv. timeblocking je vnímán jako #1 pravidlo osobní a týmové produktivity. Jednovaječným dvojčetem timeblockingu je timeboxing, kdy si velmi rigorózně ještě propojíte svůj ToDo list s konkrétním časem v kalendáři.

Při pohledu na něčí kalendář mne dále napadají otázky typu, který den má manažer vyblokovaný jako den bez meetingů? Taky se dívám, kde si vyčlenil čas na učení. Ještě více mě zajímá, jestli jde timeboxing ruku v ruce s prioritami. Vidím tam pareto? Kde jsou rituály (sport), tedy pravidelně se opakující aktivity? Na to, aby to takto vypadalo, stačí 15 minut v neděli večer (nebo pondělí ráno).

Teď trochu vědy. Zanesli jste do práce s kalendářem logiku cirkadiánního rytmu, ale i ultradiánního rytmu? Jednodušeně řečeno, respektujete fakt, že je lepší dělat kognitivně nejsložitější aktivity dopoledne a ty méně důležité až po obědě? Pracujete v kalendáři s pauzami (po 90 minutách), a to třeba v logice Hygge?

Toto teď přenesme do fungování týmu. Stále ještě potkávám týmy, kde si lidé do svých kalendářů navzájem nevidí. Výmluvy mají různé. Pokud chcete sladit tým, domluvte se na pravidlech práce s kalendářem jednotlivých členů. To vám samo o sobě vyřeší spoustu problémů.

— David

Chcete Davidovi něco sdělit? Nebo máte na srdci konstruktivní feedback, jak jeho pravidelný newsletter ještě vylepšit?

Sdílel vám TIP někdo z přátel a příští pondělí už chcete ve svém inboxu najít svůj vlastní čerstvý TIP přímo od Davida? K odběru se přihlásíte následujícím tlačítkem.

Nepřehlédněte